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仕事ができる人が上手に使う「重要度」と「緊急度」の尺度

公開日: : 最終更新日:2014/06/09 仕事, 前向き人生 , ,

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突然ですが、皆さんは「仕事ができますか?」

もちろん!通勤中やお昼休みなどにこのような記事を読んで下さる人は、向上心があって、自分の仕事にも誇りや信念をもって前に進まれていることと思います。

「緊急度」と「重要度」の違いは答えられますか?

「緊急度」は、すぐにやらなければいけないこと

文字通り、緊急度とは、すぐに取り掛からなければいけないことです。

明日までにやってほしいと頼まれた仕事、トラブルへの対応などなど、仕事のほとんどは緊急なことが多いですよね。

中には、緊急なことにだけ対応することで、仕事ができている気になっている人が、案外多いようです。

「重要度」とは、大事なこと。

当たり前ですよね(笑)。「重要度」とは、大事なこと、大切なことです。

しかし、意外とこの「重要度」を勘違いしている人が多いようです。

例えば、

あなたの担当するお客様が、「明日までにこの情報を教えてほしい」と問い合わせてきたとします。これは重要なことでしょうか?

答えはNo。当然、明日までにと言われているのですから、緊急度の高い話ではありますが、あなたの仕事にとって、目の前のお客様がそれほど重要なものだと解釈することは、お勧めできません。

(定年まで、そのお客様の”担当者”であり続けようと思うなら、話は別ですがね。)

本当に重要なこととは?

例えば、あなたの仕事の都合上、そのお客様が売り上げの8割を占めていたとしたら、そのお客様からの質問は、とても重要なことかもしれません。

しかし、特定のお客様に売り上げの大半を依存する仕事は良い事ではありませんから、「特定顧客への依存」を脱却することを目指すのであれば、重要なことは新規開拓となるでしょう。

このように、「重要度」は緊急度とは違い、その人が置かれた状況、目指すもの、将来像等によって、ポイントが異なる尺度です。

あなたにとって重要なことを見つけるヒント

あなたが担当するお客様から、「すぐに調べてほしい」と言われた要望は、非常に緊急なことですが、重要なことと考えるべきではないでしょう。

その状況において重要なこととは、

例えばその会社で、お客様から担当者への問い合わせが多くて、多くの営業担当者が仕事の手をストップしなければならない場面が多いとします。

そのための対策として、窓口を一本化して一次回答ができる仕組みを考えたり、上司に提案したり。そういったことが「重要度の高い仕事」だと考えるべきでしょう。

あなたが、ずっと末端の社員としてお客様の対応を続ける必要があるなら話は別ですが、いずれ管理職やスペシャリストへの階段を上がっていくのであれば、自分の仕事の成果を最大化するための仕組み作り、という視点をもって、重要度を判断したいものです。

 

重要度と緊急度はマトリックスで考えよう

一般的に、重要度と緊急度に応じた仕事のとらえ方として、以下のようなマトリックスが有名です。

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この中で注目すべきは「重要であるが、緊急ではないこと」。

多くの場合、スキルアップなどの学習がこれに該当します。

学習をしなくても、実務の中で仕事を覚えていけば、すぐに困ることはありませんが、長期的にキャリアアップを目指すのであれば、意識的な学習は非常に重要です。

また、体を鍛える、身の回りの整頓をするなど、良い仕事をするためにやったほうが良いが、すぐに結果に表れにくいことは、これに該当します。

「緊急ではないが重要なこと」に3割の時間を割こう

このことは、経済評論家の勝間和代さんも唱えています。緊急ではないのもの、重要なことにどれだけの時間を割くことができるか、そんな中でも緊急度の高い仕事をこなしていけるビジネスマンが、長く勝てるビジネスマンです。

あなたが、それほど重要ではないのに緊急度の高い仕事に追われているならば、その状況をどう打開するか?と考えることに少し時間を割いてみる。

そういった地道な活動が、もしかしたらあなたが、管理職に抜擢される要因になるかもしれません。新規開拓にかける時間を多く持つことができるかもしれません。

 

この記事のまとめ

成功状態を具体的にイメージし、あなたの尺度の中で重要だと思うことに、しっかりと時間をかけられているか?

もう一度時間の使い方を見直してみても良いかもしれません。


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